Dalam setiap event atau acara besar, sebuah rundown acara sangat penting untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Namun, apakah Anda tahu apa itu rundown dan bagaimana cara membuatnya? Artikel ini akan membahas selengkapnya mengenai rundown, serta contoh dan cara membuatnya.
Apa Itu Rundown?
Rundown adalah daftar urutan acara yang disusun secara rinci dengan waktu yang tepat. Rundown ini membantu penyelenggara acara mengatur segala sesuatu yang perlu dilakukan, mulai dari pembukaan hingga penutupan. Tidak hanya untuk acara besar, bahkan untuk acara kecil sekalipun, memiliki rundown acara adalah hal yang sangat krusial.
BACA JUGA: Panduan Seminar: Apa Itu Seminar, Tujuan & Manfaat
Arti dan Fungsi Rundown
Secara singkat, rundown acara adalah sebuah jadwal yang mengatur alur kegiatan selama acara berlangsung. Fungsi utama dari rundown adalah untuk memastikan bahwa setiap sesi acara tidak tumpang tindih dan semua elemen acara tercapai sesuai waktu yang telah ditentukan. Rundown juga memberi panduan kepada seluruh panitia, pembicara, dan peserta acara tentang apa yang diharapkan.
Contoh Rundown Acara
Sebuah contoh rundown acara yang sederhana bisa dilihat di acara seminar. Berikut adalah contoh rundown untuk seminar:
- 08:00 – 09:00: Registrasi peserta
- 09:00 – 09:15: Pembukaan oleh MC
- 09:15 – 10:30: Sesi pertama (presentasi pembicara)
- 10:30 – 10:45: Istirahat
- 10:45 – 12:00: Sesi kedua (diskusi panel)
- 12:00 – 13:00: Makan siang
- 13:00 – 15:00: Sesi ketiga (workshop)
- 15:00 – 16:00: Penutupan dan pengumuman pemenang
BACA JUGA: 15 Souvenir Kantor Kekinian yang Cocok untuk Berbagai Acara
Cara Membuat Rundown Acara yang Efektif
Membuat rundown acara yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti:
- Tentukan tujuan acara dengan jelas
- Tentukan durasi setiap kegiatan
- Alokasikan waktu untuk istirahat atau makan
- Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap sesi
- Review dan sesuaikan jika diperlukan
Rundown acara adalah kunci untuk kelancaran setiap event. Dengan merencanakan rundown yang tepat, baik untuk seminar, konferensi, atau acara lain, Anda dapat memastikan bahwa semua pihak terkoordinasi dengan baik. Untuk kebutuhan acara Anda, SOUVIA menyediakan berbagai paket seminar lengkap dengan segala perlengkapannya, termasuk souvenir kustom yang membuat acara Anda semakin berkesan.
