Menyelenggarakan kegiatan seminar pada masa pandemi tentu menjadi tantangan tersendiri terlebih Virus Severe Acute Respiratory Syndrome Coronavirus-2 (SARS-CoV-2) merupakan asal dari Corona Virus Disease (COVID-19) dan pada 11 Maret 2020 telah ditetapkan sebagai pandemi oleh World Health Organization (WHO). COVID-19 berawal dari pada Desember 2019 yang dilaporkan di Wuhan, Provinsi Hubei. Kasus tersebut bertumbuh dengan cepat dan menyebar ke seluruh dunia termasuk Indonesia. Pada tanggal 2 Maret 2020 kasus COVID-19 pertama di Indonesia dimulai dan berjumlah dua kasus. Penyebaran virus di Indonesia termasuk cepat, pada hari ke-37 pandemi Covid-19 sudah menyebar ke seluruh provinsi di Indonesia dan hingga Agustus 2020, kasus terkonfirmasi sebanyak 165.887 dengan 7.169 kematian di 34 provinsi (Kemenkes RI, 2020).
Telah diberlakukan berbagai macam kebijakan oleh Pemerintah Indonesia dalam merespon pandemic covid-19 ini. Antisipasi dan pencegahan sudah dilakukan di seluruh daerah. Diantaranya dengan memberikan kebijakan membatasi aktifitas keluar rumah, kegiatan sekolah dirumahkan, bekerja dari rumah (work from home), bahkan kegiatan beribadah pun dirumahkan. Hal ini sudah menjadi kebijakan pemerintah berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang sudah dianalisa dengan maksimal tentunya. Dengan adanya peraturan tersebut, aktivitas berkumpul seperti diskusi, event, konser hingga seminar juga banyak dibatalkan demi keselamatan bersama. Jika memang harus melaksanakan seminar pada masa pandemi ini, maka diharuskan mengikuti protokol dan aturan yang ketat.
Berikut 3 langkah cerdas menyelenggarakan kegiatan seminar pada masa pandemi :
1.Persiapan Sebelum Seminar
Agar tercapainya suatu tujuan seminar dan hasil yang memuaskan, dibutuhkan beberapa hal yang harus dipersiapkan terutama bila ingin mengadakan seminar pada masa pendemi. Persiapan tersebut meliputi :
Lokasi
- Pilih lokasi yang mudah terjangkau oleh para calon peserta. Biasanya lokasi bisa berada di tengah kota atau pun lokasi yang sudah dikenal banyak orang.
- Pilih tempat luar ruangan daripada dalam ruangan. jika di dalam ruangan, pastikan area tersebut berventilasi baik
- Pastikan tempat yang dipilih tidak terlalu kecil dan cukup luas untuk menerapkan Physical Distancing
- Posisikan tempat duduk peserta tidak berdekatan atau berjarak sekitar satu sampai 2 meter sesuai protokol yang dihimbau oleh kemenkes
- Berilah nomor pada setiap tempat duduk peserta agar dapat membuat beberapa jalur akses masuk. Hal ini untuk menghindari antrian yang terlalu ramai dan padat.
- Menyediakan tes suhu dan tempat cuci tangan di pintu masuk lokasi acara
Peserta
- Membuat surat edaran seminar yang formal kepada seluruh peserta, berisikan nomor kursi dan himbauan bahwa acara diselenggarakan dengan kewaspadaan dan kesiagaan terhadap pandemi COVID-19.
- Mengirimkan surat edaran formal peserta berbentuk soft file yang dapat mudah dibaca melalui Whatsapp/surel dan dipublikasikan seminggu sebelum acara diselenggarakan.
Waktu
- Rancang tiga atau dua waktu yang berbeda untuk proses masuknya peserta. Hal ini bertujuan agar para peserta tidak berdatangan sekaligus pada waktu yang sama, sehingga tidak terjadi kerumunan yang tidak tertib. Waktu ini dicantumkan pada surat undangan seminar.
Panitia
- Berdasarkan Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC), sebaiknya panitia untuk acara tidak diikutsertakan apabila:
- Positif COVID-19 meski tanpa gejala
- Mengalami gejala-gejala yang mengindikasikan COVID-19 seperti demam dan batuk
- baru melakukan kontak dekat dengan seseorang yang terjangkit COVID-19.
- Pengetatan kriteria ini dapat didukung dengan upaya seperti mewajibkan setiap panitia melakukan tes geNose atau RT PCR
- Memastikan seluruh panitia cukup istirahat.
- Menyiapkan tim yang akan bertugas untuk memonitor protokol kesehatan baik diawal masuknya peserta hingga selesainya acara.
Souvenir
Persiapkan seminar kit unik yang mengikuti tren dan berguna :
- Flashdisk card souvenir
Flashdisk merupakan benda yang cukup berguna dan dibutuhkan untuk menyimpan data. dalam bentuk ID card flashdisk dapat disimpan di dalam dompet sehingga dapat dibawa kemana mana.
- Custom Masker Kain
Custom masker kain pastinya sangat berguna di suasana pandemi saat ini. Tentukan desain custom masker yang sesuai dengan rujukan kemenkes agar dapat bermanfaat bagi para peserta.
- New normal Kit
Pada masa pandemi ini, perlengkapan yang satu ini dijamin akan sangat berguna sebagai penunjang kegiatan peserta tiap hari. New normal kit dapat diisi dengan masker, vitamin, faceshield, tisu, dan hand sanitizer. Selain itu, penyelenggara dapat menempatkan desain perusahaannya pada semua produk tersebut.
2.Kegiatan Seminar
Pada kelangsungan seminar, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :
Kedatangan Peserta
- Panitia dan tim pemeriksa kesehatan harus menggunakan alat pelindung diri
- Cek protocol kesehatan peserta, lakukan cek suhu badan dan arahkan untuk mencuci tangan
- Arahkan peserta yang datang ke jalur akses yang telah dipersiapkan berdasarkan nomor kursi.
- Mencatat identitas dan nomor kontak peserta
- Bagikan seminar kit yang telah disediakan kepada peserta
- Peserta masuk ruangan dalam kondisi teratur, tidak bergerombol dan menempati tempat sesuai nomor pada undangan.
Kegiatan Seminar
- Awali seminar dengan mengingatkan kembali tentang upaya protocol kesehatan.
- Pastikan satu microphone digunakan oleh satu pengisi acara, tidak bergantian.
- Bagi peserta yang ingin mengajukan diskusi atau pertanyaan gunakan microphone khusus yang disediakan pada microphone stand
- Microphone stand diletakkan di area bebas peserta dengan radius 1-2 meter, dengan tujuan menghindarkan potensi adanya droplet liur dari orang yang berbicara ke orang di sekitarnya.
- Bila ada sesi istirahat dan makan bersama, sebaiknya hindari menggunakan metode prasmanan dan beralih pada penggunaan makanan dalam kemasan yang higenis seperti kotak makanan atau bento. Berbagi peralatan makan di tempat umum dan antrean pada prasmanan meningkatkan risiko penularan.
Pembubaran Seminar
- Sebelum acara berakhir, sebaiknya ingatkan lagi terkait protocol kesehatan.
- Himbau para peserta seminar untuk langsung kembali ke tempat tinggal masing-masing dan menjauhi kerumunan.
- Arahkan peserta keluar ruangan dalam kondisi teratur, sesuai dengan jalur masuk awal dan bertahap sehingga tidak tertib dan tidak berkerumun.
3. Pasca Seminar
- Lakukan evaluasi singkat bersama panitia yang terlibat mengenai kendala dan sejauh mana keberhasilan seminar terhadap perencanaan yang disusun sebelumnya
- Simpan seluruh daftar nama dan kontak informasi untuk pelacakan kontak jika terjadi penularan infeksi COVID-19
- Himbau panitia untuk langsung pulang dan membersihkan diri serta pakaian
- Sebaiknya hindari kontak langsung dengan keluarga di rumah bila merasa kurang enak badan.
Pada masa yang sulit ini, dibutuhkan tenaga dan usaha yang lebih untuk menyelenggarakan seminar secara offline. Bila di daerah Anda tidak memungkinkan atau tidak memiliki urgensi yang terlalu penting untuk menyelenggarakan seminar offline, maka dapat menggunakan alternatif lain yaitu mengadakan Webinar. Webinar dapat menjangkau lebih banyak peserta dari berbagai tempat. Semoga pandemi ini segera berlalu dan kita bisa beraktivitas kembali dengan normal.
Jika Anda membutuhkan souvenir dan merchandise untuk seminar seperti paket seminar, paket seminar kit, souvenir perusahaan, souvenir instansi, dan berbagai keperluan seminar lainnya, souvia.co.id menyediakan serta menjual berbagai pilihan souvenir yang dapat menunjang keberlangsungan acara Anda. Temukan souvenir yang indah dan tak terlupakan di SOUVIA – Your Trusted Souvenir.
Untuk Informasi, konsultasi dan pemesanan, Silahkan hubungi sales kami di bawah ini: