Apa Itu TOR Acara? Ketahui Informasi Selengkapnya di Sini

TOR acara adalah dokumen yang berisi mengenai gambaran, perjanjian antara berbagai pihak, hingga acuan dalam sebuah proyek. TOR memiliki peranan penting dalam pelaksanaan sebuah proyek yang akan berjalan.

TOR merupakan singkatan dari term of references. Dalam bahasa Indonesia, TOR dapat diartikan sebagai Kerangka Acuan Kerja atau yang biasa disingkat dengan sebutan KAK. 

Pengertian TOR Acara 

TOR acara adalah panduan atau acuan dari sebuah kegiatan. Biasanya TOR dibuat sebelum kegiatan dilaksanakan, agar orang yang terlibat dalam acara bisa memiliki gambaran seputar acara tersebut.

Umumnya TOR maupun KAK berisi perencanaan kegiatan yang menjelaskan tentang apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, hingga perkiraan biaya dari suatu kegiatan. Sehingga dapat diketahui hasil yang diharapkan dari acara tersebut.

Dengan adanya TOR, seluruh orang yang terlibat dalam acara, seperti panitia, peserta, pembicara, hingga sponsor memiliki panduan yang jelas. Acara pun dapat berlangsung dengan baik sesuai yang direncanakan.

4 Manfaat TOR Acara  

Memiliki peranan yang penting dalam sebuah acara, maka terdapat berbagai manfaat dari TOR. Berikut adalah manfaat yang didapatkan dari adanya TOR pada sebuah acara:

1. Berfungsi sebagai dasar rencana acara.
2. Menjadi dasar perhitungan audit untuk pihak keuangan maupun manajemen.
3. Media untuk mengendalikan kinerja setiap orang yang terlibat.
4. Memastikan semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama.

Struktur TOR Acara 

Seperti yang sudah diketahui, TOR merupakan penggambaran dari sebuah acara. Oleh karena itu, TOR memiliki struktur khusus dalam pembuatannya. Adapun struktur dari TOR adalah sebagai berikut:

1. Latar Belakang

Latar belakang pada TOR berisi penjelasan tentang latar belakang pelaksanaan acara tersebut secara detail. Biasanya pada bagian ini berisi landasan, ide, hingga konsep acara.

2. Uraian Acara

Sesuai namanya, uraian acara adalah bagian yang menjelaskan jenis kegiatan atau acara akan dilaksanakan. Hal ini termasuk dengan menjelaskan batasan yang ada dalam acara tersebut.

3. Tujuan Acara

Pada bagian tujuan acara, pembuat acara menjelaskan tujuan dan maksud dari dilaksanakannya acara tersebut. Pada bagian ini juga kerap dituliskan manfaat dan hasil yang diharapkan dari berjalannya acara.

4. Metode

Metode adalah bagian yang menjelaskan bagaimana acara akan dilaksanakan. Hal ini termasuk metode apa yang digunakan, tahapan pelaksanaan dari awal hingga akhir.

5. Jadwal dan Tempat

Menuliskan jadwal dan tempat dari acara juga termasuk ke dalam bagian TOR. Agar lebih lengkap, bisa juga disertai dengan timetable sesuai acara yang akan berlangsung.

6. Hasil

Apabila acara akan menghasilkan sesuatu, maka perlu dituliskan hasil yang akan dicapai dari acara tersebut. Hasil yang diperoleh bisa berupa produk, jasa, atau lainnya.

7. Tim Evaluasi

Tim evaluasi merupakan bagian yang berisi spesifikasi orang-orang yang tergabung dalam tim pengerjaan acara. Mulai dari data diri setiap individu hingga berapa jumlah keseluruhan orang yang akan bekerja, tercantum pada bagian ini.

8. Logistik dan Anggaran

Agar lebih jelas, maka Rencana Anggaran Biaya atau RAB bisa disusun secara lengkap di bagian ini. Tidak hanya anggaran, rencana logistik seperti fasilitas yang dibutuhkan juga dicantumkan.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Hal lain yang perlu dituliskan secara lengkap dan rinci adalah pelaksana dan penanggung jawab dalam acara tersebut. Jadi tidak hanya anggota tim, namun pelaksana dan penanggung jawab juga tercantum dalam TOR.

Itu dia informasi mengenai TOR acara yang penting diketahui sebelum mengadakan acara. Dengan adanya TOR, maka sebuah acara bisa berlangsung sesuai yang direncanakan dan lebih tertata rapi.