SOUVIA – Merchandise atau souvenir perusahaan harus dipersiapkan dengan baik agar hasil yang didapat dan tujuan pembuatan tercapai.
Oleh karenanya, memilih vendor souvenir perusahaan bukan hanya mencari harga terbaik. Merchandise merupakan perwakilan fisik dari brand.
Jika kualitas merchandise buruk, maka citra perusahaan menjadi taruhannya. Simak panduan memilih vendor souvenir perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan.
Pentingnya Memilih Vendor Souvenir Perusahaan
Vendor souvenir bukan hanya menghasilkan produk, tapi mewakili brand perusahaan. Kualitas merchandise akan langsung memengaruhi persepsi profesionalisme perusahaan.
Merchandise yang diberikan kepada klien dan mitra usaha juga mempengaruhi kepercayaan klien dan mitra usaha. Jika barang berkualitas baik dan bermanfaat, maka klien akan terkesan dengan pemberian perusahaan.
Selain itu, fungsi souvenir perusahaan sebagai media promosi dan alat branding akan efektif karena produk digunakan terus-menerus yang membuat penerima melihat logo yang ada di permukaan barang.
Jika perusahaan salah memilih vendor souvenir perusahaan, maka akan berisiko produk telat, kualitas buruk, atau desain melenceng dari yang direncanakan.
Tips Memilih Vendor Souvenir Perusahaan
Tim produksi tidak perlu terburu-buru melakukan down payment (DP) atau pelunasan. Melakukan riset mendalam dan kecil-kecilan akan mengurangi risiko produk telat atau tidak sesuai.
1. Cek portofolio & klien
Vendor berpengalaman biasanya mempunyai daftar klien korporat besar yang pernah bekerja sama. Jika pernah menangani perusahaan ternama, maka standar kerja sudah teruji.
Sebaiknya pilih produsen merchandise yang sudah memiliki pengalaman untuk event, seminar, atau pembuatan gift eksklusif. Sehingga, perusahaan bisa melihat hasil akhir produk.
2. Kecepatan respon
Komunikasi dan transparan adalah kunci dari sebuah kerja sama. Jika vendor lambat membalas pesan saat proses tanya-jawab, tim produksi harus segera ambil tindakan karema akan sulitnya menghubungi jika terjadi kendala produksi.
3. Kunjungi Workshop
Tim produksi dan perencaan harus mengunjungi workshop vendor, jika memesan dalam jumlah besar.
Dengan melihat langsung proses produksi atau fisik sampel di showroom, maka kualitas bahan dan hasil akhir produk bisa langsung diketahui.
4. Legalitas jelas
Selanjutnya, tim produksi dan perencanaan harus memastikan vendor memiliki badan hukum (PT atau CV) dan bisa menerbitkan faktur pajak jika perusahaan membutuhkannya.
Vendor berpengalaman biasanya memiliki dan memahami standar operasi produksi (SOP) perusahaan & deadline ketat.
5. Kualitas produk & material baik
Perusahaan harus mengecek sejumlah standar seperti bahan baku yang kuat dan tahan lama agar souvenir bisa digunakan terus-menerus.
Selain itu, tim produksi dan perencanaan juga harus memperhatikan hasil cetak logo pada produk, karena barang dengan logo yang tajam dan presisi akan diingat oleh penerima.
Warna produk yang dihasilkan juga harus sesuai dengan identitas brand, sehingga kesan profesionalitas akan tercipta melalui merchandise perusahaan.
Sebaiknya, perusahaan meminta sample fisik produk yang akan dibuat untuk menghindari kesalahan produksi.
6. Fleksibilitas custom & desain
Vendor souvenir perusahaan juga harus bisa melakukan custom logo, warna, dan kemasan sesuai pesanan brand dan menyesuaikan desain dengan brand guideline
Jika ada yang kurang sempurna, memberi saran atau rekomendasi desain akan sangat membantu untuk menyediakan alternatif pilihan.
7. Harga transparan & masuk akal
Tim produksi dan perencanaan juga harus memperhatikan detail harga produk, biaya cetak, dan kemasan yang akan digunakan, untuk menghindari over budget.
Sebaiknya tim produksi dan perencanaan mengetahui informasi aturan minimum order quantity (MOQ), untuk menghindari harga yang lebih mahal.
Perusahaan harus memahami harga termurah sering berbanding lurus dengan kualitas rendah. Oleh karenanya, perhatikan kualitas produk agar tidak menyesal.
8. Ketepatan waktu produksi
Pastikan vendor souvenir perusahaan memiliki timeline yang jelas untuk menghindari telat pengantaran di titik lokasi.
Pilih produsen yang berani komit tanggal kirim. Jika ada telat pengiriman, tim produksi dan perencanaan harus memahami SOP jika terjadi keterlambatan
Tips Tambahan
Sejumlah cara bisa dilakukan agar merchandise bisa dikirim dengan aman dan profesional, tanpa harus banyak drama.
1. Hindari pesan mepet deadline
Tim produksi dan perencanaan harus mempersiapkan dan merencanakan produksi merchandise, termasuk memilih vendor souvenir perusahaan. Jangan memesan produk saat mendekati acara untuk menghindari keterlambatan pengiriman.
2. Selalu simpan bukti komunikasi
Sejarah percakapan dengan vendor souvenir perusahaan, sebaiknya jangan dihapus dan harus disimpan untuk menghindari kesalah-pahaman.
3. Buat PO tertulis
Meskipun vendor langganan, tim produksi dan perencanaan harus membuat purchase order (PO) tertulis untuk salah produksi.
4. Prioritaskan vendor souvenir perusahaan yang konsultatif
Pilih produsen merchandise yang memberikan solusi bukan sekadar jualan, agar permasalahan yang terjadi bisa segera teratasi.
