SOUVIA – Perusahaan tidak hanya menyediakan meja kerja untuk menyambut karyawan baru. Namun menciptakan kesan pertama yang menyenangkan juga harus dilakukan lewat onboarding kit atau paket souvenir khusus anggota tim yang baru bergabung.
Kesan pertama tak terlupakan dapat diciptakan melalui onboarding kit keren yang mampu mengurangi rasa cemas di hari pertama karyawan bekerja.
Jenis ini bukanlah paket souvenir biasa. Keduanya mampu menjadi alat strategis untuk memperkuat budaya perusahaan dan meningkatkan keterikatan (engagement) karyawan sejak hari pertama.
Pengertian Welcome Kit & Onboarding Merchandise
Welcome kit merupakan beragam produk yang diberikan kepada karyawan baru di hari pertama bekerja. Paket ini biasanya berisi perlengkapan kerja, merchandise branding, dan informasi perusahaan.
Sedangkan, onboarding kit adalah barang-barang yang digunakan selama masa orientasi (30–90 hari awal) untuk membantu karyawan beradaptasi agar merasa diterima dan memahami perusahaan.
Pentingnya Onboarding Kit
Perusahaan mendapatkan sejumlah manfaat saat memberikan paket souvenir kepada karyawan baru, selain promosi dan penguatan brand.
1. Karyawan merasa dihargai sejak hari pertama
Perasaan merasa dihargai sejak hari pertama sangat penting bagi karyawan baru karena akan menentukan perasaan di hari-hari selanjutnya.
Paket souvenir dengan isian tepat yang seragam dengan pegawai lainnya akan membuat karyawan baru merasa diterima di tengah-tengah lingkungan baru.
2. Mempercepat adaptasi karyawan baru
Beragam produk yang ada di onboarding kit akan membantu karyawan baru untuk cepat beradaptasi. Misalnya, buku agenda dan pulpen akan menjadi perlengkapan pertama yang dibawa saat rapat.
3. Menanamkan budaya dan nilai perusahaan
Informasi tentang perusahaan, visi misi, dan produk best seller akan sangat membantu karyawan baru mendapatkan nilai-nilai Perusahaan.
Pengetahuan dasar tentang Perusahaan akan membantu mereka berbaur dengan pegawai lainnya secara langsung.
Prinsip Utama Welcome Kit yang Efektif
Sebelum memilih produk yang akan diberikan kepada karyawan baru, pastikan barang-barang tersebut memenuhi prinsip berikut.
1. Relevan
Produk yang termasuk dalam onboarding kit harus bisa dimanfaatkan dalam aktivitas kerja sehari-hari, agar tidak dibuang.
2. Berkualitas
Karyawan baru akan dengan senang hati menerima dan menggunakan barang berkualitas. Lebih baik sedikit produk tapi premium dan tahan lama.
3. Konsisten Branding
Sangat penting memperhatikan tampilan produk, warna, logo, dan tone harus sesuai dengan panduan brand agar terlihat profesional.
4. Inklusif
Produk yang dipilih juga harus cocok untuk berbagai divisi & latar belakang. Barang-barang dalam onboarding kit harus bisa digunakan oleh semua kalangan.
5. Praktis
Barang yang bersifat praktis tentu akan disenangi karena bisa digunakan dan dibawa kemanapun. Produk tidak berakhir hanya menjadi pajangan tanpa digunakan oleh penerima.
Produk Wajib dalam Welcome Kit Karyawan
Perusahaan harus mempersiapkan paket souvenir khusus karyawan baru dengan sebaik mungkin agar mereka merasa dihargai dan diterima dengan baik.
1. Perlengkapan kerja
Produk seperti ID card dan lanyard merupakan perlengkapan kerja yang wajib diterima oleh karyawan baru agar proses perkenalan lancar dan langsung bisa membaur dengan pegawai lainnya.
Buku panduan karyawan akan membantu pegawai baru mempelajari nilai-nilai perusahaan, sehingga bisa langsung beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru.
Tak lupa buku agenda & pulpen logam berkualitas harus diberikan agar bisa langsung mengikuti rapat dan mencatat hal-hal penting.
2. Merchandise Branding
Produk apparel atau merchandise yang bisa dijadikan sebagai alat branding akan sangat cocok dijadikan sebagai isian onboarding kit.
T-shirt atau polo kerja yang berwarna seragam dengan pegawai lainnya, akan membuat karyawan baru menjadi bagian dari tim.
Tumbler atau botol minum akan sangat berguna bagi karyawan baru dalam menghadapi aktivitas sehari-hari dan bisa dibawa kemanapun pergi.
Tas jenis totebag atau backpack akan sangat membantu karyawan baru untuk membawa perlengkapan kerja. Pilih desain yang universal dengan logo perusahaan kecil di lokasi strategis.
3 Sentuhan personal
Onboarding kit yang menyisipkan kartu ucapan bertuliskan nama karyawan baru akan membuat mereka tersentuh dan terkesan.
Tambahkan surat sambutan dari pimpinan perusahaan agar karyawan baru merasa langsung diterima dan kehadirannya dihargai oleh semua elemen.
Tips Waktu yang Tepat Berikan Onboarding Kit pada Karyawan Baru
Tim perencanaan harus memberikan welcome dan onboarding kit dalam beberapa tahap agar tidak terlihat berlebihan dan tepat sesuai momen.
1. H-1 (Pre-boarding)
Manajemen perusahaan bisa mengirimkan email berisi jadwal hari pertama dan tambahkan pesan “Can’t wait to see you!” agar karyawan baru merasa diterima dengan hangat.
2. Hari Pertama
Letakkan fisik onboarding kit di meja karyawan baru sebelum mereka sampai di meja kerja. Paket kedua akan menjadi kejutan yang menyenangkan.
3. Minggu Pertama
Minta pegawai satu bagian untuk mengajak karyawan baru makan siang bersama tim lainnya. Hal ini akan membuat mereka semakin merasa dihargai.
