Dalam pelaksanaan sebuah acara, event organizer adalah elemen penting yang harus ada dan sangat berpengaruh terhadap sukses dan berjalannya acara tersebut. Adanya event organizer atau EO ini dapat memberikan nilai tambah sebuah acara baik acara pernikahan, festival musik, ulang tahun, perpisahan sekolah, acara olahraga dan lain sebagainya.
Jasa event organizer dapat disesuaikan dengan event atau acara yang diselenggarakan. Biasanya orang akan mulai menggunakan jasa ini untuk acara yang besar agar tidak repot mengurus semua keperluannya sendirian. EO dapat meringankan beban kerja penyelenggara acara.
Pengertian Event Organizer
Pengertian event organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa professional penyelenggaraan acara. EO membantu klien dalam menyelenggarakan acara yang diinginkannya agar hasil lebih bagus dan berkesan.
Sebuah event organizer terdiri dari beberapa orang yang membentuk tim dan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengawasi acara agar berjalan lancar.
Event Organizer Adalah Jasa yang Sangat Membantu
Hadirnya event organizer dapat membantu banyak pihak dalam membuat perencanaan dan pelaksanaan sebuah kegiatan acara. Baik individu maupun perusahaan perlu mengandalkan jasa EO agar acara sukses dan berkesan.
Penyelenggara acara dapat berdiskusi dengan EO untuk merumuskan konsep acara sesuai dengan tema dan menyusun jadwal, agenda, serta tujuan dari acara tersebut. EO juga dapat membantu menganggarkan biaya yang dikeluarkan sesuai dana yang dimiliki penyelenggara acara.
Jenis Event Organizer
Berikut adalah beberapa jenis event organizer yang dibagi berdasarkan tujuan acaranya:
- Wedding Organizer
Saat ini banyak yang menggunakan jasa wedding organizer (WO) untuk membantu proses pernikahan berjalan dengan lancar. Biasanya calon mempelai pengantin dan pihak keluarga hanya perlu mendiskusikan acara pernikahan yang diinginkan dengan wedding organizer. Setelahnya WO akan membuat konsep, memilih tempat lokasi, menyarankan menu makanan, dan menyediakan dokumentasi foto maupun video.
- MICE
MICE merupakan singkatan dari meeting, incentive, convention, dan exhibition. MICE EO bertugas untuk mengurus acara pertemuan, konferensi, pameran, dan lain sebagainya yang dipesan oleh perusahaan.
- Musik dan Hiburan
Pihak penyelenggara pertunjukan atau festival musik biasanya akan memakai jasa event organizer agar tidak ada yang terlewat. Terlebih jika pertunjukkan tersebut termasuk skala besar.
- One Stop Service Agency
One stop service agency adalah EO yang mengatur acara yang sangat besar dalam tingkat regional, nasional, hingga internasional. Contohnya acara pesta akbar nasional.
Tanggung Jawab Event Organizer
Sebuah event organizer tentunya memiliki tanggung jawab yang harus dipenuhi dari awal hingga akhir sebuah acara. Berikut adalah tanggung jawab event organizer:
- Berdiskusi dengan klien (penyelenggara acara) untuk menentukan konsep acara yang diinginkan.
- Membuat rencana sesuai dengan konsep dan keinginan klien.
- Membuat rincian anggaran sesuai budget yang dimiliki klien.
- Memilih venue atau tempat yang cocok dengan acara yang ingin diselenggarakan.
- Menyusun agenda acara, tata letak panggung, panduan acara, tiket, brosur, pamflet, dan bagaimana cara mempromosikan acara.
- Mengawasi acara dan dari awal hingga akhir.
- Mengatasi dan mencari solusi dari masalah yang mungkin akan terjadi pada saat penyelenggaraan acara.
- Mengarahkan dan membagi anggota tim sesuai dengan job description masing-masing.
- Mengontak fotografer, katering, dekorasi, layanan transportasi, dan lain sebagainya agar acara berjalan dengan lancar dan sukses.
- Melaksanakan hal lain sesuai keinginan klien.
Event organizer adalah pilihan yang tepat untuk membantu penyelenggaraan acara. Pastikan untuk selektif dalam memilih EO dengan kualitas dan pengalaman yang baik.