Salah satu faktor penting dalam pelaksanaan suatu acara adalah bagaimana menyusun acara yang dilaksanakan bisa sukses dan memberi kesan yang baik, dikutip dari buku Modul Event Organizer, Jeaneta JR (2018:26). Maka dari itu, rundown acara merupakan hal penting yang harus disusun secara sistematis agar menghasilkan acara sesuai keinginan.
Rundown acara sendiri merupakan daftar susunan kegiatan selama acara berlangsung agar acara bisa berlangsung secara runtut dan terstruktur. Rundown ini bisa dijadikan sebagai pedoman seluruh pihak terkait selama acara berlangsung.
Pengertian Rundown Acara
Rundown acara adalah rincian mengenai waktu, bentuk kegiatan, pengisi acara, dan pihak yang bertanggung jawab untuk menjaga acara agar berlangsung sesuai rencana. Rundown harus dipahami seluruh pihak terkait, sehingga memudahkan penugasan setiap tim saat kegiatan.
Biasanya, penanggung jawab acara akan melakukan briefing dan gladi bersih untuk memberikan arahan kepada pengisi acara sekaligus panitia yang bertugas. Hal ini bertujuan agar seluruh pihak benar-benar memahami keseluruhan jalannya acara yang akan berlangsung dan meminimalkan terjadinya miskomunikasi.
Rundown berperan penting dalam kegiatan sebab bisa menjadi tolak ukur kapan waktu mulai dan berakhirnya acara. Di samping di mana dan siapa saja pengisinya, rundown tentu bisa menjadi pengingat bagi setiap pihak terkait agar dapat datang tepat waktu.
Contoh Rundown Acara
Berikut adalah contoh rundown acara yang bisa dijadikan referensi.
Rundown Acara Seminar
07.30-08.00 WIB Registrasi peserta dan coffee break
Petugas: Panitia Kesekretariatan
08.00-08.05 Pembukaan
Petugas: MC
08.05-08.10 Doa
Petugas: Ny. Anisa (Pembaca)
08.10-08.20 Sambutan ketua organisasi
Petugas: Ny. Hermawan (Ketua)
08.20-10.20 Penyampaian Materi Seminar
Petugas: Ny. Pramudya (Pemateri)
Ny. Sinta (Moderator)
10.20-10.30 Penyerahan cendera mata dan foto bersama
Petugas: MC
10.30-11.30 Ramah tamah
Petugas: Seksi Konsumsi
11.30-11.50 Penutup
Petugas: MC
Rundown Acara Dies Natalis Sekolah
07.00-08.00 Open gate
08.00-08.15 Opening performance by SKD
08.15-08.20 Opening by MC
08.20-08.25 Opening prayer
08.25-08.35 Welcome speech
08.35-08.40 Greeting from Mr.Sutrisno
08.40-08.55 Performance by Matta
08.55-09.20 Happy birthday song and photo session
09.20-10.20 Performance by KOTAK
10.20-10.30 Closing
Rundown Acara Outbound
07.00 – 09.00 Perjalanan menuju Paladewa Park
09.00 – 09.30 Welcome drink
09.30 – 10.00 Pembukaan
10.00 – 12.00 Outbound training sesi 1
12.00 – 13.00 Ishoma
13.00 – 15.00 Outbound training sesi 2
15.00 – 15.30 Coffee break
15.30 – 17.00 Outbound training sesi 3
17.00 – 19.00 Bersih-bersih
19.00 – 20.30 Food gathering
20.30 – selesai Perjalanan pulang
Itulah tadi penjelasan mengenai rundown acara dan peranan pentingnya untuk kesuksesan kegiatan yang direncanakan. Poin utama seperti waktu, bentuk kegiatan, serta petugas perlu diperhatikan agar memudahkan pembagian tugas. Beberapa contoh di atas juga bisa dijadikan referensi untuk menyusun acara yang diinginkan.