Saat memasuki pekerjaan di kantor baru, pasti Anda akan mendengar kata onboarding. Sebenarnya, apa arti onboarding?
Onboarding adalah istilah proses transisi atau penyesuaian karyawan baru terhadap peran baru, budaya kerja, peraturan perusahaan, jenis pekerjaan, SOP, sistem perusahaan, pengenalan antar karyawan, dan lainnya.
Tujuan onboarding bukan hanya membuat karyawan baru bisa lebih memahami dan beradaptasi dengan cepat. Namun, juga memaksimalkan potensi dan produktivitas tim sehingga ia bisa mengerjakan tugas dan kewajibannya di perusahaan.
Tenang saja, selama proses onboarding ini karyawan baru biasanya akan dibantu oleh HRD dan pemimpin perusahaan atau divisi tempatnya bekerja agar bisa memahami pekerjaan dan merasa betah dengan suasana di kantor.
Untuk membahas lebih jauh terkait program ini, berikut apa saja manfaat dan persiapan onboarding yang perlu dilakukan, salah satunya menyiapkan welcome kit seperti pulpen logo kantor, buku agenda, tumbler, dan lainnya.
BACA JUGA: Budaya Kerja Positif dan Corporate Souvenir SOUVIA
Manfaat Onboarding untuk Karyawan Baru
Setelah mengetahui apa itu onboarding, Anda perlu tahu manfaat yang bisa diperoleh. Proses onboarding yang lancar tentunya akan sangat membantu karyawan baru di hari pertamanya bekerja. Selain itu, onboarding yang teratur juga bisa meningkatkan nilai positif di mata karyawan, lho.
1. Proses Pembauran Karyawan Baru ke dalam Tim Lebih Cepat
Manfaat onboarding adalah mempercepat proses penyatuan atau pembauran karyawan baru ke dalam tim. Karyawan baru jadi merasa nyaman dan diterima dalam lingkungan kerja yang baru. Dengan begitu, hubungan kerja sama dalam tim bisa terjalin dengan baik dan solid.
2. Memperbaiki Kinerja Kerja dan Customer Experience
Tak hanya memperkenalkan lingkungan kerja saja, dalam proses onboarding juga ada pemaparan tentang tugas selama bekerja.
Ketika karyawan sudah bisa beradaptasi dengan tim serta memahami tugas pekerjaan, tanpa ragu mereka akan mengerjakan tugas secara maksimal serta solusi terbaik kepada klien atau pelanggan. Jika pelanggan atau klien puas dengan kinerja dari karyawan, maka akan meningkatkan reputasi perusahaan.
3. Employer Branding yang Positif
Jika sejak hari pertama karyawan sudah diperlakukan dengan baik oleh HRD dan tim, maka ia jadi merasa didukung dan antusias bekerja di perusahaan tersebut.
Karyawan tersebut jadi tidak ragu untuk berbagi cerita dan pengalaman positif mereka dengan kerabat atau keluarga. Tentunya penilaian positif bisa meningkatkan atau memperkuat citra perusahaan ke banyak orang.
4. Karyawan Merasa Didukung
Salah satu faktor yang membuat karyawan loyal adalah rasa nyaman. Nah, rasa nyaman ini bisa dimulai sejak fase onboarding. Karyawan tentu akan merasa nyaman ketika mendapat sambutan yang baik serta bimbingan dari atasan atau senior terkait tugas dan tanggung jawab dalam tim.
Karyawan yang puas akan mencegah tingkat turnover atau resign meningkat. Jika demikian, biaya perekrutan dan pelatihan karyawan baru bisa dihemat serta tidak perlu dilakukan berulang kali.
Berapa Lama Proses Onboarding?
Waktu untuk onboarding adalah mengikuti aturan di setiap perusahaan. Biasanya, proses ini berlangsung tak hanya 1-2 hari saja, tapi bisa sampai berbulan-bulan yaitu 3-12 bulan.
Kualitas onboarding dapat terlihat saat seorang karyawan baru apakah bisa cepat beradaptasi dengan sesama karyawan dan bekerja dengan baik atau tidak, kualitas kerja tinggi, dan bagaimana loyalitas karyawan dengan perusahaan.
Bagaimana Proses Onboarding Dilakukan?
Ada banyak cara onboarding karyawan yang dilakukan setiap perusahaan dan prosesnya berbeda-beda. Lalu bagaimana cara melakukan proses onboarding yang benar agar lancar?
1. Ajak Karyawan Berkeliling
Proses awal onboarding adalah dengan mengajak karyawan berkeliling dan memperkenalkan berbagai divisi, serta anggota dalam tim. Karyawan baru tentu akan merasa diterima pada lingkungan kerja.
Selain itu, dengan mengajak berkeliling pada saat onboarding tentu akan membantu karyawan tersebut jika sewaktu-waktu perlu berkomunikasi dengan tim dari divisi lain. Kolaborasi antar tim pun jadi semakin mudah dan efektif.
2. Ajak Karyawan Dalam Diskusi
Yang tidak boleh dilupakan saat melakukan onboarding adalah mengikutsertakan karyawan baru pada setiap diskusi. Selain merekatkan hubungan antar karyawan, lewat berdiskusi juga karyawan baru akan mendapat ruang untuk bertanya atau bahkan memberikan ide-ide.
3. Menjelaskan Aturan Perusahaan
Momen saat onboarding adalah waktu untuk menjelaskan lebih detail apa saja aturan yang berlaku di perusahaan. Mulai dari jam masuk, cuti, cara absensi, di mana letak meja si karyawan, hingga letak pantry. Selain itu, Anda juga bisa memperkenalkan karyawan baru kepada staff yang bisa membantu di kantor, seperti petugas kebersihan dan satpam.
Langkah-langkah Persiapan Onboarding Karyawan
Anda ingin proses onboarding berjalan lancar? Perlu diingat, proses onboarding diperlukan persiapan sebelum karyawan benar-benar bekerja di kantor. Apa saja yang diperlukan? Cek langkah persiapan onboarding karyawan berikut ini.
1. Menyiapkan Kontrak Kerja dan Data Diri
Persiapan yang tidak kalah penting sebelum onboarding adalah menyiapkan kontrak kerja. Pastikan jika di dalamnya telah tertulis hal sudah disepakati bersama antara HRD sebagai perwakilan dari perusahaan dan karyawan itu sendiri.
Selain itu, pastikan HRD mengumpulkan informasi data diri seperti NPWP, KTP, BPJS karyawan baik secara online maupun bentuk fisik. Jangan lupa tanyakan nomor rekening untuk dimasukkan dalam sistem penggajian.
2. Tempat atau Ruang Kerja dan Peralatan Kerja
Sebelum karyawan yang baru masuk, HRD maupun pemimpin perusahaan harus menyediakan tempat atau ruang bagi newcomer. Pertimbangkan di mana letak meja untuk karyawan baru bekerja.
Persiapkan meja dan kursi sesuai standar perusahaan, peralatan yang diperlukan seperti laptop atau komputer, serta menginfokan karyawan lama jika akan ada orang baru yang join.
3. Memberitahu Cara Absensi
Setiap kantor memiliki cara absensi yang berbeda, ada yang sudah modern menggunakan aplikasi absensi, finger print, dan lainnya. Pastikan Anda memberitahu dan mendaftarkan sidik jari karyawan baru agar terdaftar di database online tersebut.
4. Pemberian Tugas Awal
Biasanya dari HRD dan leader dari divisi karyawan yang baru tersebut bekerja harus menentukan tugas awal apa yang perlu dikerjakan oleh new comer. Tugas bisa diberikan dari yang paling mudah, kemudian secara bertahap lebih meningkat lagi.
5. Menyiapkan Welcome Kit
Sekarang sudah banyak perusahaan yang menyediakan welcome kit sebagai bentuk ungkapan terima kasih dan selamat datang. Isi dari welcome kit biasanya beragam dan harus yang berguna untuk penerimanya.
Berbagai pilihan yang bisa Anda berikan seperti USB flashdisk. SanDisk CZ550 Ultra Curve berkapasitas memori 64GB tentu akan memudahkan pengguna menyimpan file berukuran besar. Makin keren dengan tampilan warna biru muda.
Ada juga mouse wireless yaitu Logitech M170 Mouse WirelessTeknologi Sensor yang memiliki 3 tombol; kiri, kanan, dan tengah dengan jangkauan wireless 10 meter.
Semua welcome kit tersebut bisa Anda peroleh dari SOUVIA. Kami juga memiliki pilihan lainnya yaitu paket souvenir kantor SOUVIA bernama BASIC 23-4. Isinya Goodiebag HDL 30x40cm, Pulpen Stylus,Tumbler Calista, dan Agenda Moleskin.
Jika Anda memerlukan welcome kit dalam waktu cepat, kami juga ada varian souvenir ready stock yang siap sedia dikerjakan hanya 2-3 hari kerja.
Kami masih memiliki koleksi welcome kit lainnya yang bisa Anda pilih, untuk melihat apa saja produknya silakan kunjungi laman All Products atau ingin langsung memesan, bisa hubungi sales eksekutif SOUVIA sekarang juga!
CEK INSIPIRASI LAINNYA: