Pameran bukan hanya pertunjukan karya seni. Namun juga sarana pemasaran produk terbaru yang dikembangkan perusahaan. Untuk membuatnya sukses, persiapan acara apa saja yang harus dilakukan? Bagaimana merchandise event dapat membuat pameran diingat pengunjung? Simak yuk!

BACA JUGA: Media promosi untuk kebutuhan event kamu

Definisi Pameran Dan Fungsinya

Ilustrasi pengunjung pameran sedang menunjuk karya seni
Pameran yang sukses mengikat pengunjung membutuhkan persiapan acara yang matang

Menurut Isabel Briggs Myers, pameran adalah aktivitas yang melibatkan ruangan (galeri) dan memamerkan hasil karya seni seperti lukisan, ukiran, dan foto.

Sedangkan menurut Freed E. Han dan Kenneth G. Mangun pameran adalah suatu sarana pemasaran yang efektif untuk tujuan kampanye, baik produk maupun sosialisasi program perusahaan, serta informasi tentang keunggulan produk kepada masyarakat sekaligus sebagai upaya untuk meningkatkan penetrasi pasar.

Secara umum pameran adalah kegiatan menunjukan, memperkenalkan, dan memberikan informasi terkait karya seni atau suatu produk kepada masyarakat di suatu ruangan untuk meningkatkan peluang usaha.

Pameran memiliki fungsi sebagai sarana edukasi dan kreasi bagi pengunjung. Sedangkan bagi penyelenggara, pameran dapat meningkatkan brand awareness, menjaga keterikatan dengan konsumen, dan memperluas pangsa pasar.

Pameran juga melibatkan aktivitas sosialisasi kegiatan perusahaan kepada khalayak ramai. Oleh karenanya, persiapan acara pameran mengikutsertakan merchandise kampanye untuk meningkatkan keingintahuan masyarakat terhadap informasi sekaligus sebagai pengingat terhadap event atau brand pameran.

Hal – Hal Yang Harus Diperhatikan Saat Persiapan Acara Pameran

Untuk menyelenggaran event pameran yang sukses digelar dan memberikan kesan positif kepada pengunjung, persiapan acara harus dipikirkan secara matang. Berikut hal – hal yang harus disiapkan oleh panitia:

1. Menentukan tujuan dan tema pameran

Sebelum mempersiapkan hal lainnya, menentukan tujuan dan tema dari pameran merupakan langkah awal yang harus diambil.

Tujuan pameran akan menjadi pijakan pertama untuk mempersapkan kebutuhan acara lainnya. Pameran diadakan dengan beragam tujuan, mulai dari tujuan sosial atau penggalangan dana, tujuan komersil untuk meningkatkan keuntungan sebanyak – banyaknya, atau bertujuan mensosialisasikan suatu program atau produk kepada masyarakat.

Selanjutnya, penentuan tema. Tema harus sejalan dengan tujuan pameran agar semakin mempertegas tujuan diadakan pameran. Adanya tema akan memperjelas misi dan visi pameran.

Pertegas tujuan dan tema acara dengan souvenir event yang sesuai dengan acara. Persiapan acara pameran bertema Indonesia akan semakin tradisional dengan souvenir khas Indonesia seperti paket etnik Souvia. Paket ini  mengkombinasikan kain batik dengan bahan baku berkualitas untuk menghasilkan souvenir pouch hingga name tag batik.

2. Melakukan riset

Setelah menentukan tujuan dan tema pameran. Persiapan acara pameran selanjutnya yang harus dilakukan adalah riset. Dengan riset, acara pameran memiliki landasan yang kuat untuk menentukan konsep acara.

Penyelanggara acara pameran harus meriset mulai dari speaker atau pengisi acara yang sesuai dengan tujuan event, target audiens, dan juga cara menarik perhatian pengunjung.

Salah satu cara yang bisa dilakukan untuk menarik perhatian pengunjung adalah dengan memberikan souvenir pameran yang bermanfaat dan unik. Contohnya, payung lipat Souvia yang praktis dan dapat digunakan oleh penerima saat bepergian.

3. Menyiapkan tim eksekusi

Persiapan acara dengan meeting sebelum acara adalah hal yang wajib untuk koordinasi tim
Persiapan acara akan semakin baik dengan melakukan koordinasi bersama tim

Memiliki landasan yang kuat akan memudahkan penyelenggara menentukan persiapan acara selanjutnya. Menyiapkan tim eksekusi yang tepat akan membantu penyelenggara mengeksekusi acara pameran dengan baik.

Pilih tim eksekusi yang sudah paham dengan tujuan dan tema acara. Koordinasi dan komunikasi antar anggota tim harus dilakukan agar setiap anggota dapat melakukan perannya dengan baik dan saling melengkapi.

4. Menggarap konsep yang menarik

Penyelenggara bersama tim eksekusi harus berdiskusi untuk mengeksekusi tema dan konsep acara pameran yang telah ditentukan. Panitia harus menawarkan konsep acara yang menarik dan kekinian dengan pengisi acara yang tepat agar masyarakat tertarik berkunjung ke acara pameran.

Konsep acara yang dibarengi dengan souvenir bermanfaat akan semakin memikat hati masyarakat untuk datang ke acara pameran. Souvenir tumbler Souvia yang unik dan dapat digunakan untuk aktivitas sehari – hari dijamin membuat pameran ramai dikunjungi.

5. Menentukan waktu dan tempat

Persiapan acara selanjutnya adalah menentukan waktu dan tempat pameran. Riset kecil – kecilan dibutuhkan untuk kebutuhan pameran ini.

Waktu yang tepat di tempat yang tepat akan berpengaruh signifikan terhadap pengunjung acara. Misalnya, pameran mengenai produk perlengkapan bayi akan ramai pengunjung jika dilakukan di area bermain atau playground saat akhir pekan karena.

6. Menyusun acara pameran

Susunan acara pameran perlu dipikirkan jauh – jauh hari agar tujuan pameran tercapai. Riset akan membantu menentukan pengisi acara dan susunan acara yang tepat agar pengunjung tetap berada di pameran.

Susunan acara yang dilengkapi dengan doorprize souvenir lux akan dinanti oleh pengunjung. Souvenir lux Souvia ini terdiri dari tas backpack bull dan buku agenda Leona, yang terbuat dari kulit sintetis dan pointer. Dipastikan pengunjung atau tamu undangan yang menerima souvenir ini akan terus mengingat acara pameran yang diselenggarakan.

7. Menyusun proposal kegiatan

Proposal akan membantu penyelenggara menjelaskan konsep acara kepada para donatur dan pendukung acara pameran. Selain itu, proposal juga akan membantu panitia mendapatkan dukungan dan meyakinkan berbagai pihak mengenai acara pameran yang diadakan.

8. Menyusun dana pameran

Persiapan acara membutuhkan perencanaan anggaran yang akurat agar dapat menyelenggarakan acara sesuai dengan perencanaan awal. Anggaran dana yang telah disusun menjadi acuan pelaksanaan acara pameran dan juga menjadi poin pertanggung-jawaban panitia.

Pilihan Souvenir Acara Pameran

Sarung laptop multifungsi yang dapat dipakai sebagai tatakan mouse
Persiapan acara semakin lengkap dengan mempersiapkan souvenir pameran eksklusif seperti sleeve laptop Thine

Pameran tak lengkap tanpa souvenir. Bukan hanya mempermanis acara, souvenir pameran mampu menarik perhatian pengunjung.

Pihak pendukung acara dapat menggunakan souvenir untuk media promosi produk terbaru atau media branding perusahaan agar tetap eksis dan diingat oleh masyarakat saat berkunjung ke pameran.

Souvenir buku agenda cocok digunakan untuk pameran yang membutuhkan katalog atau brosur. Informasi seputar produk dapat dicetak di buku agenda Souvia yang dapat dibuat custom sesuai tema dan kebutuhan acara.

Jika acara pameran berlangsung di akhir tahun, souvenir kalender meja dan dinding bisa digunakan sebagai souvenir pameran. Kalender lengkap dengan keterangan hari besar masih menjadi barang yang dibutuhkan karena dapat melihat penanggalan lebih mudah.

Untuk souvenir pameran yang berkesan eksklusif, panitia dapat memproduksi thine sleeve laptop Souvia. Souvenir ini berfungsi sebagai pelindung laptop dari guncangan dan debu. Sleeve laptop terbuat dari kulit sintetis berwarna coklat yang membuat tampilannya premium dan dapat menggunakan emboss untuk kebutuhan branding.

Sleeve laptop ini termasuk ke dalam souvenir best seller yang dapat diproduksi dalam waktu singkat.

Cari souvenir yang bisa diproduksi dalam waktu singkat lainnya? Kunjungi laman produk ready stock Souvia untuk beragam souvenir best seller lainnya. Cukup dua hingga tiga hari kerja, souvenir siap digunakan.

Persiapan acara pameran harus dipikirkan jauh – jauh hari agar pameran dapat berlangsung dengan lancar. Souvenir pameran yang dipersiapkan dengan baik akan membantu meningkatkan brand pameran di tengah masyarakat. Hubungi sales eksekutif Souvia untuk informasi lebih lanjut.

CEK INSPIRASI LAINNYA:

SOUVIA